Stiftungscontrolling

Ein internes Kontrollsystem unterstützt die Stiftung bei der Erreichung Ihrer Ziele, indem die Verwaltung wirksam und effizient unterstützt wird. Ein modernes IKS beinhaltet die Kontrolle der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (Compliance Teil) und Investment Controlling der veranlagten Gelder, um Fehlentwicklungen aufzudecken und an der Verbesserung dieser mitzuwirken.

Wesentlich bei der Mandatierung eines Compliance Verantwortlichen ist die Funktions- und Gewaltentrennung. Der Compliance Verantwortliche ist ausschließlich der Sache verbunden und darf keine wie auch immer geartete Entscheidungsrolle in der Stiftung einnehmen. Er hat eine Äquidistanz zu sämtlichen Stake-Holdern zu wahren. Die Beauftragung erfolgt durch die Stiftung.

Die grundsätzlichen Fragen, die ein IKS stellen und gleichzeitig beantworten muss, sind folgende:

• Sind alle wesentlichen Risiken, die sich aus der operativen Führung der Stiftung ergeben, bekannt?
• Welche Maßnahmen werden installiert, um diese Risiken auf ein entsprechendes Niveau zu reduzieren?
• Wie erfolgt die Kommunikation an die wesentlichen Stakeholder (Stifter, Begünstigte)?
• Wie wird die Führung der Stiftung kontrolliert und bewertet?
• Welche Funktionen sind nicht vereinbar bzw. wo ist ein zwingendes Vier-Augen Prinzip vorzusehen?

Das Ziel eines IKS ist die Unterstützung bei der Erreichung des Stiftungszweckes durch Überprüfung und Kontrolle der Arbeitsabläufe in der Stiftung. Durch die Beurteilung und Vergleich der Abläufe mit Marktmöglichkeiten steigert die Stiftung ihre Effizienz und kann in Ruhe das Stiftungsziel verfolgen.

Unsere Controlling Tätigkeiten sind so aufgebaut, dass wir im Hintergrund arbeiten und für die Organe einer Stiftung keinen Mehraufwand verursachen.

Ein professionelles IKS greift die Situation einer österreichischen Stiftung auf und unterstützt diese bei deren Handlungen durch

• Überprüfung der Einhaltung der Vorgaben aus der Stiftung in organisatorischer Hinsicht
• Transparenz über die Entscheidungen der Stiftung
• Aufzeigen von Handlungsfeldern
• Kontrolle der wirtschaftlichen Tätigkeiten
• Analyse zivil- und steuerrechtlicher Agenden

Der Bericht aus all den Kontrolltätigkeiten ergeht an alle Stakeholder einer Stiftung und bringt durch diese Transparenz alle involvierten Personen auf den gleichen Wissensstand. Damit beugt man einerseits Haftungsthemen und andererseits Zwistigkeiten in der Familie vor.

Folgende Bereiche deckt ein Compliancebericht ab:

• Regelmäßige Kontrolle der Stiftungsurkunde und Zusatzurkunde auf Rechtmäßigkeit in Bezug auf Gesetzgebung und Rechtsprechung
• Überprüfung der steuerlichen Gebarung in Bezug auf Veranlagungsthemen und Ausschüttungspolitik
• Kontrolle und Evaluierung der Verwaltung und Entscheidungsprozesse anhand der Vorgaben aus der Urkunde und aus der Geschäftsordnung
• Überprüfung der Veranlagungsergebnisse
  • Benchmark Vergleich
  • Peergroup Vergleich
  • Kostenvergleich
  • Risiko(management)
  • Klumpen- und Emittentenrisiken
• Überprüfung der Entschädigung für Berater und Vorstände im Hinblick auf Marktusancen und Verhältnismäßigkeit
• Überprüfung der WiEReG Meldungen
• Empfehlungen zur Effizienz- und Ertragssteigerung
• Erkennen wesentlicher Risiken in der operativen Geschäftsführung

1. Wir erhalten Information aus der Buchhaltung und über Stiftungsdokumente/Protokolle, etc., um uns ein Bild über die Prozesse in der Stiftung zu machen. In dieser Phase bereiten wir Daten auf.
2. Unterschiedliche Spezialisten analysieren die Daten und bewerten diese. Dabei erarbeiten wir Handlungsfelder und analysieren vorhandene Prozesse.
3. Formulierung des Complianceberichtes mit all unseren Erkenntnissen; dieser wird schriftlich zur Verfügung gestellt.
4. Persönliches Gespräch, bei dem wir den Bericht vorstellen und mit (allen) Familienmitgliedern diskutieren.

Der Prozess zur Erstellung des Complianceberichtes ist so strukturiert, dass für den Vorstand kein Mehraufwand entsteht.

Unser IKS mit dem jährlichen Compliancebericht ist darauf ausgerichtet, Transparenz in die Stiftung zu bringen und das Management bei der Erfüllung derer Aufgaben durch fundierte und professionelle Information zu unterstützen. Unsere Leistungen in diesem Bereich bestehen insbesondere im Aufzeigen und Darstellen von Themenfeldern, in denen Handlungsbedarf bzw. -möglichkeiten bestehen.

Durch Transparenz und objektive Beurteilung legen wir den Grundstein für ein sinnvolles Miteinander der Stämme und vermeiden durch neutrale Bewertungen Streit und Zwist!

Der entscheidende Punkt bei der Erstellung und Kommunikation eines solchen Berichtes ist die Unabhängigkeit und Funktionstrennung von Verwaltung/Leitung und Kontrolltätigkeit. Ziel ist die Verbesserung der Arbeitsweise und damit der Ergebnisse und vor allem auch die Vermeidung von Streit durch ein Testat einer dritten unabhängigen Seite!

Die Transparenz, die wir in die Stiftung bringen, führt dazu, dass sämtliche Stakeholder informiert sind und an einem Strang ziehen. Transparenz und fundierte Entscheidungsgrundlagen führen auch dazu, dass wir das mögliche Haftungsthema und damit Bedenken der Vorstände ausräumen können (Business Judgement Rule). Die Stiftung kann – wenn gewünscht – nach unternehmerischem Denken geführt werden und muss nicht als reiner Bewahrer gesehen werden. Entscheidungen können und sollen zu Gunsten der Familie gefällt werden.

Damit erreichen wir ein Mehr an Qualität und damit ein Mehr an Zufriedenheit aller Stiftungsmitwirkenden!