WE-Meldung mit Compliance-Package – wirksam seit 10. November 2020
Im Rahmen des EU-FinAnpG wurde in § 5a WiEReG die Möglichkeit geschaffen, die für die Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer (WE) erforderlichen Dokumente als sogenanntes „Compliance-Package“ (CP) auf freiwilliger Basis im Register der Wirtschaftlichen Eigentümer des Bundesministeriums für Finanzen zentral zu speichern.
Insbesondere bei Familienunternehmen mit Privatstiftungen als „Unternehmensspitze“ ist zu erwarten, dass durch das Erstellen und zentrale Speichern des CP der Stiftung der Aufwand für die Vornahme der jährlichen Sorgfalts- und Dokumentationspflichten und das Haftungsrisiko für sämtliche Konzerneinheiten deutlich reduziert werden. Dies ergibt sich ua daraus, dass Verpflichtete (insb. Geschäftsbanken, Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftstreuhänder) die gesetzlich erforderlichen, WE-relevanten Dokumente nicht mehr direkt bei der Privatstiftung bzw. ihren Tochter- und Enkelgesellschaften anfragen, sondern im elektronischen Weg direkt Einsicht in das CP nehmen können, wenn der meldepflichtige Rechtsträger die Einsicht zugelassen hat.
Damit kann die Privatstiftung den Zugang zu ihren sensiblen Dokumenten selbst steuern und kontrollieren und ihr bereits umgesetztes zentrales Datenmanagement künftig durch ein zentrales Dokumentenmanagement ergänzen.
Voraussetzungen für das Compliance Package
Das CP setzt voraus, dass ein berufsmäßiger Parteienvertreter (PV) die Feststellung und Überprüfung der WE des Rechtsträgers selbst vorgenommen hat und bestätigt, dass die zur Feststellung und Überprüfung der WE erforderlichen Informationen, Daten und Dokumente, die von ihm als Compliance-Package an das Register übermittelt werden, vollständig, gültig und aktuell sind.
Die Geschäftsführung des meldepflichtigen Rechtsträgers muss dazu vorab firmenmäßig bestätigen, dass dem PV sämtliche erforderlichen Dokumente übermittelt wurden und keine von der Meldung abweichenden Stimmrechte, Kontroll- oder Treuhandschaftsbeziehungen bestehen.
Die Mindestanforderungen an erforderlichen Unterlagen eines CP werden jeweils für die einzelnen Rechtsträgertypen festgelegt und zwar sowohl für den meldenden Rechtsträger selbst als auch für in- und ausländische übergeordnete Rechtsträger in einer Beteiligungs-struktur. Für Gesellschaften muss stets ein Organigramm mit dem CP vorgelegt werden, aus dem sich die relevante Eigentums- und Kontrollstruktur ergibt.
Zur Aktualität der eingelieferten Unterlagen wird gefordert, dass Auszüge aus ausländischen Registern und die stets erforderliche GF-Bestätigung im Zeitpunkt der gemeinsam abzugebenden WE-Meldung bzw. Änderungsmeldung nicht älter als sechs Wochen sind (außer in gut begründeten Ausnahmefällen).
Übermittelte Urkunden müssen stets beweiskräftig sein, bei ausländischen Dokumenten muss es sich jeweils um die im Sitzland des jeweiligen Rechtsträgers landesüblichen Nachweise handeln. Zuletzt hat das BMF im Wege eines Updates des WiEReG-Erlasses die für einzelne Rechtsträgertypen jeweils konkret erforderlichen Nachweise als „Mindeststandard“ spezifiziert und aufgelistet.
Dies ist auch deshalb bedeutsam, weil das BMF in diesem Zusammenhang klar darauf hinweist, dass die in § 5a WiEReG für ein Compliance-Package aufgelisteten Unterlagen nach Art und Umfang jedenfalls als „angemessene Maßnahmen“ qualifizieren, die gemäß § 3 Abs 1 und Abs 3 WiEReG auch für alle „einfachen“ WE-Meldungen ohne CP anzuwenden sind.
Damit wurde aber klargestellt, dass die an sämtliche meldepflichtige Rechtsträger gestellten Anforderungen an die einzuholende WE-Dokumentation grundsätzlich ident sind, unabhängig davon, ob eine WE-Meldung mit oder ohne CP abgegeben wird. Der relevante Unterschied besteht vielmehr in der Art der Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten durch den jeweiligen meldepflichtigen Rechtsträger und in den damit weiters einhergehenden gesetzlichen Erleichterungen punkto Gültigkeit und Haftung. Der jüngst aktualisierte BMF-Erlass wurde am 04.11.2020 unter BMF-AV Nr. 171/2020 in der FINDOK veröffentlicht.
Gültigkeit des Compliance Packages
Die als gültiges, vollständiges und aktuelles Compliance-Package vom meldenden Parteienvertreter an das WE-Register übermittelten Unterlagen bleiben ein Jahr lang gültig.
Bei Übermittlung der jährlichen Änderungs- bzw. Bestätigungsmeldung können bereits übermittelte Dokumente eines bestehenden CP gegebenenfalls weiterverwendet und als vollständig, gültig und aktuell bestätigt werden, wodurch die Gültigkeit des bisherigen CP jeweils um ein weiteres Jahr verlängert werden kann. Lediglich Dokumente, deren Gültigkeit befristet ist (z.B. ausl. Registerauszüge, GF-Bestätigungen), müssen neu hochgeladen werden.
Der Aufwand für die nach Ablauf von 12 Monaten geforderte Aktualisierung des CP ist somit häufig äußerst gering, sodass in vielen Fällen bloß die Aktualität der gespeicherten Dokumente geprüft werden muss und sodann eine Bestätigungsmeldung fristgerecht abzugeben ist.
Geregelter Zugriff auf das Compliance Package
Jeder Rechtsträger kann selbst festlegen, ob (alle bzw. welche) Verpflichtete Einsicht in diese Unterlagen nehmen dürfen (sog. „eingeschränktes CP“). Verpflichtete, deren Einsicht zunächst nicht zugelassen wurde, können beim PV bzw. beim Rechtsträger begründet die Einsichtnahme in das CP beantragen, worauf diese erteilt oder verweigert werden kann.
Untergeordnete meldepflichtige Rechtsträger können auf ein vom obersten inländischen Rechtsträger (z.B. einer inländischen Privatstiftung) erstelltes CP verweisen, ohne die darin enthaltenen Unterlagen selbst prüfen und vorlegen zu müssen. Die Verantwortung für den Inhalt dieses CP verbleibt in diesem Fall allein beim obersten inländischen Rechtsträger, für den das CP erstellt und hochgeladen wurde.
Sofern ein CP auch die erforderlichen Unterlagen zu allfällig relevanten, ausländischen übergeordneten Rechtsträgern enthält, müssen diese Unterlagen nicht neuerlich von untergeordneten Rechtsträgern geprüft und vorgelegt werden. Auch hier genügt der entsprechende Verweis in der WE-Meldung auf das bereits gespeicherte vollständige und gültige CP des relevanten obersten Rechtsträgers mit Sitz im Inland (sog. „verwiesenes CP“).
Erstellung von Aktenvermerken an Stelle der Hinterlegung vollständiger Originale
Bestehen berechtigte Gründe (z.B. Geschäftsgeheimnisse, wettbewerbsrechtliche Gründe, die Nennung von Vergütungen, aber auch schutzwürdige höchstpersönliche Gründe) gegen die Übermittlung von vollständigen Urkunden (z.B. einer Stiftungszusatzurkunde), so kann ein Aktenvermerk über die für das wirtschaftliche Eigentum relevanten Punkte erstellt und an Stelle der Urkunde im WE-Register gespeichert werden. Im Bereich der Stiftungsdokumente wird dies besondere praktische Bedeutung bei Stiftungszusatzurkunden erlangen.
Zu einem bereits bestehenden gültigen CP können jederzeit auch WE-relevante Dokumente ergänzt, ausgetauscht werden, wobei es sich diesfalls nicht um eine neue oder geänderte WE-Meldung handelt (die Gültigkeit eines ergänzten CP wird nicht verlängert).
„Zentrale“ Erfüllung der Aufbewahrungspflichten
Die seit Jahresbeginn NEU sanktionsbewehrte Verpflichtung zur Aufbewahrung der gesetzlich geforderten WE-Dokumentation gemäß § 3 Abs 2 WiEReG wird durch das freiwillige Hochladen und Speichern eines vollständigen, gültigen und aktuellen Compliance-Package auf der seit 10. November 2020 eingerichteten zentralen Datenspeicherplattform des WE-Registers für alle Rechtsträger erfüllt, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen.
Damit kommen auch untergeordnete meldepflichtige Rechtsträger ihren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach, wenn sie im Rahmen ihres eigenen Compliance-Package lediglich auf das bereits für einen übergeordneten inländischen Rechtsträger (z.B. eine Privatstiftung als „oberster Rechtsträger“) zentral gespeicherte CP verweisen.
Für den verweisenden untergeordneten Rechtsträger muss diesfalls in seinem eigenen CP idR lediglich ein Organigramm (z.B. bei Gesellschaften als Teil einer in- oder ausländischen Beteiligungsstruktur mit mehreren Beteiligungsebenen) sowie allenfalls noch ein Gründungsdokument (z.B. der aktuelle Gesellschaftsvertrag bei einer OG, GmbH & Co KG) enthalten sein.
Im ersten Monat seit Öffnung der zentralen Speicherplattform für Compliance-Packages im WE-Register wurden bereits mehr als 100 CPs hochgeladen, von denen eine überwiegende Anzahl für österreichische Privatstiftungen gespeichert wurden, die auch von der Möglichkeit der Erstellung von Aktenvermerken häufig Gebrauch gemacht haben.
Mag. Christiane Edelhauser ist ehemalige Richterin, zertifzierter Compliance Officer und arbeitet seit mehreren Jahren als Tax Senior Manager bei KPMG Alpen Treuhand GmbH.
MMag. Michael Petritz, TEP, ist Partner im Bereich „Estate Planning“ bei KPMG Alpen-Treuhand GmbH.
